7 procesów w przedszkolu, które warto zautomatyzować
Prowadzenie przedszkola lub żłobka kojarzy się przede wszystkim z opieką nad dziećmi i organizacją zajęć. W praktyce osoby zarządzające placówką wiedzą jednak, że równie dużą część codziennej pracy stanowią obowiązki administracyjne. Obecności, kontakt z rodzicami, dokumentacja, jadłospisy, płatności czy organizacja wydarzeń – pojedynczo zajmują kilka minut, ale zsumowane potrafią pochłaniać wiele godzin tygodniowo.
Największym problemem często nie jest sama liczba zadań, ale konieczność wykonywania tych samych działań równolegle w kilku miejscach. Informacja trafia do rodziców SMS-em, później e-mailem, następnie pojawia się na tablicy ogłoszeń, a część danych trzeba dodatkowo przepisać do dokumentacji. Im większa placówka, tym bardziej zaczynają być widoczne powtarzalne procesy i ryzyko pomyłek.
Dlatego wiele placówek stopniowo wdraża rozwiązania, które pozwalają uporządkować codzienną organizację pracy.
Rejestrowanie obecności dzieci
Codzienna lista obecności wydaje się prostą czynnością, jednak bardzo często wpływa również na inne obszary funkcjonowania placówki. Informacja o obecności dziecka może mieć znaczenie dla rozliczeń, przygotowania posiłków czy planowania pracy grup.
W praktyce zdarza się, że rodzice zgłaszają nieobecność telefonicznie, przez wiadomość lub podczas przyprowadzania dziecka. Przy większej liczbie grup łatwo o pominięcie informacji lub konieczność późniejszego ręcznego uzupełniania danych.
Coraz więcej placówek korzysta dziś z rozwiązań takich jak aplikacja dla przedszkoli, umożliwiających elektroniczną rejestrację obecności oraz automatyczne przekazywanie informacji do pozostałych obszarów systemu.
Komunikacja z rodzicami
Jednym z najczęściej pojawiających się wyzwań organizacyjnych jest przepływ informacji między placówką a rodzicami. Nawet drobne komunikaty dotyczące wycieczki, dodatkowych zajęć czy zmiany godzin funkcjonowania mogą wymagać kontaktu z kilkudziesięcioma osobami.
Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy informacje są rozproszone pomiędzy różnymi kanałami. Wiele placówek stawia obecnie na uporządkowaną komunikację z rodzicami w przedszkolu, dzięki której wiadomości, dokumenty i ogłoszenia znajdują się w jednym miejscu. Dla administracji oznacza to mniej powtarzalnych działań, a dla rodziców – łatwiejszy dostęp do ważnych informacji.
Zarządzanie jadłospisami i posiłkami
To obszar szczególnie istotny z perspektywy intendentów i osób odpowiedzialnych za organizację żywienia. Zmiany obecności dzieci wpływają nie tylko na liczbę wydawanych posiłków, ale również na rozliczenia i organizację pracy. Przy ręcznym modelu działania każda nieobecność może oznaczać dodatkowe czynności administracyjne. W większych placówkach, gdzie liczba dzieci jest wysoka, nawet niewielkie błędy mogą powodować konieczność późniejszych korekt.
Automatyzacja części procesów pozwala ograniczyć liczbę ręcznych działań i uporządkować codzienną pracę.
Rozliczenia i płatności
Rozliczenia należą do zadań, które regularnie zajmują znaczną ilość czasu administracji. Należy uwzględnić obecności, wyżywienie, zajęcia dodatkowe czy odliczenia wynikające z nieobecności dziecka.
Ręczne prowadzenie takich działań zwiększa ryzyko błędów, szczególnie gdy dane pochodzą z kilku różnych źródeł. Dlatego większość placówek wdraża system do zarządzania przedszkolem, który pozwala połączyć informacje dotyczące obecności, płatności i dokumentacji w jednym miejscu.
Prowadzenie dokumentacji
Dokumentacja dzieci oraz bieżące informacje dotyczące funkcjonowania placówki należą do obowiązków, których nie da się uniknąć. Problemem staje się jednak sytuacja, gdy część danych znajduje się w segregatorach, część w arkuszach, a część w wiadomościach e-mail. Pracownicy administracyjni często wskazują, że samo odnajdywanie informacji zajmuje więcej czasu niż ich wprowadzanie.
Uporządkowanie danych i przechowywanie ich w jednym miejscu może znacząco usprawnić codzienną organizację.
Planowanie wydarzeń i kalendarzy
Wycieczki, uroczystości, zebrania czy zajęcia dodatkowe wymagają sprawnej koordynacji. Samo przekazanie informacji rodzicom przy większej liczbie grup może być czasochłonne.
Dodatkowe przypomnienia oraz uporządkowany harmonogram pomagają ograniczyć liczbę sytuacji, w których rodzice nie posiadają aktualnych informacji.
Dzienniki zajęć i bieżące informacje o dziecku
Prowadzenie dokumentacji zajęć jest nieodłącznym elementem pracy nauczycieli i specjalistów. Wiele placówek korzysta dziś z rozwiązań takich jak dziennik elektroniczny dla przedszkola, który pozwala szybciej zarządzać wpisami i organizacją danych. W praktyce oznacza to również łatwiejszy dostęp do informacji dla rodziców oraz mniej czasu poświęcanego na zadania administracyjne.
Technologia nie zastępuje ludzi i nie zmienia najważniejszego celu funkcjonowania przedszkoli oraz żłobków. Jej zadaniem jest przede wszystkim ograniczenie liczby powtarzalnych działań administracyjnych.
Wiele placówek zauważa, że uporządkowanie procesów związanych z obecnościami, dokumentacją, komunikacją czy płatnościami pozwala odzyskać czas, który można przeznaczyć na rozwój placówki i codzienną pracę z dziećmi.
